Zásady ochrany súkromia pre značku zamestnávateľa a nábor spoločnosti team.blue Slovakia
Dátum zverejnenia: 07-06-2024
My v spoločnosti team.blue Slovakia riadime náš proces značky zamestnávateľa a nábor cez naše karierne stránky (ďalej len „Karierne stránky“), a pomocou súvisiaceho systému na sledovanie uchádzačov.
V týchto zásadách ochrany súkromia vysvetľujeme, ako spracovávame vaše osobné údaje, ak:
Navštívite naše Karierne stránky (vy ako „Návštevník“)
Spojíte sa s nami cez naše Karierne stránky, vytvoríte si s nami profil a dostanete informácie o súčasných alebo budúcich voľných pozíciách u nás (vy ako „Spájajúci kandidát“)
Uchádzate sa o pozíciu u nás, cez naše Karierne stránky alebo tretiu stranu (vy ako „Uchádzajúci sa kandidát“)
Získame informácie o vás od iných stránok a služieb, pretože si myslíme, že váš profil je zaujímavý pre naše súčasné alebo budúce voľné pozície (vy ako „Získaný kandidát“)
Dostaneme informácie o vás od našich zamestnancov alebo partnerov, pretože si myslia, že váš profil je zaujímavý pre naše súčasné alebo budúce voľné pozície (vy ako „Odporúčaný kandidát“)
Dostaneme informácie o vás od kandidáta, ktorý vás uvádza ako svoju referenciu (vy ako „Referencia“).
Tieto zásady ochrany súkromia taktiež popisujú, aké práva máte pri spracovaní vašich osobných údajov a ako tieto práva môžete uplatniť.
Keď v týchto zásadách ochrany súkromia používame výraz „Kandidát“, máme na mysli každého Spájajúceho kandidáta; Uchádzajúceho sa kandidáta; Získaného kandidáta; a Odporúčaného kandidáta, pokiaľ nie je uvedené inak.
1. O spracovaní osobných údajov
Osobné údaje sú všetky informácie, ktoré možno priamo alebo nepriamo spojiť s žijúcim fyzickým človekom. Príklady osobných údajov sú: meno, e-mailová adresa, telefónne číslo a IP adresa. Spracovanie osobných údajov je akékoľvek automatizované používanie osobných údajov - ako zbieranie, vytváranie, analýza, zdieľanie a mazanie osobných údajov.
Existujú zákony a nariadenia o tom, ako môžu spoločnosti spracovávať osobné údaje, tzv. zákony o ochrane údajov. Rôzne zákony o ochrane údajov platia pre rôzne typy používania osobných údajov a v rôznych častiach sveta. Príkladom zákona o ochrane údajov, ktorý je relevantný pre naše používanie vašich osobných údajov, ako je opísané v týchto zásadách ochrany súkromia, je Nariadenie o ochrane údajov EÚ (2016/679, „GDPR“).
Väčšina povinností podľa GDPR sa vzťahuje na takzvaného prevádzkovateľa údajov. Prevádzkovateľom údajov je subjekt, ktorý rozhoduje o účeloch, na ktoré sa budú spracúvať osobné údaje, a ako bude spracovanie vykonávané. Prevádzkovateľ údajov môže používať takzvaného spracovateľa údajov. Spracovateľom údajov je subjekt, ktorý je povolený spracovať osobné údaje podľa pokynov prevádzkovateľa údajov a nesmie používať osobné údaje na svoje vlastné účely.
My sme prevádzkovateľom údajov, keď spracovávame vaše osobné údaje, ako je opísané v týchto zásadách ochrany súkromia.
2. Aké osobné údaje spracovávame?
Všetci
Informácie o zariadení - Ak navštívite naše stránky Kariéra, zbierame informácie o vašom zariadení, ako sú IP adresa, typ a verzia prehliadača, správanie sa relácie, zdroj prevádzky, rozlíšenie obrazovky, preferovaný jazyk, geografické umiestnenie, operačný systém a nastavenia/používanie zariadenia.
Technické a štatistické údaje - Ak navštívite naše stránky Kariéra, zbierame technické a štatistické údaje o vašom používaní stránky, ako sú informácie o URL adries, ktoré navštevujete, a vaša aktivita na stránke.
Komunikačné údaje - Zbierame a ukladáme vašu komunikáciu s nami, vrátane informácií, ktoré ste poskytli v komunikácii. Môže ísť o obsah e-mailov, videozáznamy, správy na sociálnych médiách, informácie, ktoré pridáte do vášho účtu u nás, prieskumy, atď.
Kontaktné údaje - Ako sú vaše meno, e-mailová adresa, telefónne číslo a fyzická adresa.
Uchádzači
Údaje z pohovorov, hodnotení a ďalšie informácie z náborového procesu - Ako poznámky z pohovorov s vami, hodnotenia a testy vykonané, požiadavky na plat.
Informácie vo vašej prihláške - Ako váš životopis, motivačný list, pracovné vzorky, referencie, odporúčania a vzdelanie.
Informácie vo vašom verejnom profile - Ide o informácie, ktoré o vás zbierame z verejných zdrojov týkajúcich sa vašej profesionálnej skúsenosti, ako je LinkedIn alebo web vašeho súčasného zamestnávateľa.
Informácie poskytnuté referenciami - Ide o informácie, ktoré dostaneme od našich zamestnancov alebo partnerov, ktorí vás odporúčajú nám, alebo od osôb, ktoré ste uviedli ako vaše referencie.
3. Odkiaľ získavame vaše osobné údaje?
Všetci
Zo stránky Kariéra. Ak navštívite naše stránky Kariéra, zbierame technické a štatistické informácie o tom, ako používate stránky Kariéra, a informácie z vášho zariadenia.
Priamo od vás. Väčšinu informácií, ktoré o vás spracovávame, dostávame priamo od vás, napríklad keď sa uchádzate o pozíciu u nás alebo sa s nami spojíte. Vždy môžete rozhodnúť, že nám neposkytnete určité informácie. Avšak niektoré osobné údaje sú nevyhnutné na to, aby sme mohli spracovať vašu prihlášku alebo vám poskytnúť informácie, ktoré požadujete od nás.
Referencie
Od osoby, pre ktorú ste referenciou. Ak vás ako svoju referenciu uvedie uchádzač, zozbierame vaše kontaktné údaje od uchádzača, aby sme sa s vami mohli spojiť.
Uchádzači
Z verejných zdrojov. Môžeme zozbierať osobné údaje o vás z verejných zdrojov, ako sú LinkedIn alebo web vášho súčasného zamestnávateľa.
Od našich referencií. Môžeme dostať informácie o vás od našich zamestnancov alebo partnerov (ako poskytovateľov náborových služieb), keď si myslia, že váš profil je zaujímavý pre naše súčasné alebo budúce voľné pozície.
Od vašich referencií. Ak nám poskytnete referencie, môžeme zozbierať o vás informácie od nich.
Údaje, ktoré vytvárame sami alebo v spolupráci s vami. Informácie o vašej prihláške a profile sa zvyčajne vytvoria nami, alebo nami v spolupráci s vami, počas náborového procesu. Môže ísť napríklad o poznámky z pohovorov s vami, z hodnotenia a vykonaných testov.
4. Na aké účely spracúvame vaše osobné údaje?
Ochrana a presadzovanie našich práv, záujmov a záujmov iných osôb, napríklad v súvislosti s právnymi nárokmi.
Dotknuté osoby: Fyzické osoby, ktorých sa právny problém týka – môže ísť o osoby zo všetkých vyššie uvedených kategórií osôb.
Kategórie použitých osobných údajov: Na tento účel sa môžu použiť všetky kategórie osobných údajov uvedené vyššie.
Sprístupnenie vašich osobných údajov iným príjemcom na účely uvedené v časti 5 nižšie.
Odborníci, ktorých sa to týka: Rôzne, v závislosti od účelu zdieľania, pozri časť 5 nižšie.
Kategórie použitých osobných údajov: Na tento účel sa môžu použiť všetky kategórie osobných údajov uvedené vyššie.
Zhromažďovanie informácií o vašom používaní stránky Kariéra pomocou súborov cookie a iných technológií sledovania, ako je opísané v našich Pravidlách používania súborov cookie.
Dotknuté osoby: Návštevníci.
Kategórie používaných osobných údajov: Informácie o zariadení.
Udržiavanie, vývoj, testovanie a iné zaistenie bezpečnosti stránky Kariéra.
Dotknuté osoby: Návštevníci.
Kategórie používaných osobných údajov: Informácie o zariadení; Technické a štatistické údaje.
Analýza spôsobu používania a výkonnosti stránky Kariéra a jej obsahu, získavanie štatistických údajov a zlepšovanie prevádzkovej výkonnosti.
Dotknuté osoby: Návštevníci.
Kategórie používaných osobných údajov: Informácie o zariadení; Technické a štatistické údaje.
Poskytovanie aktuálnych informácií o voľných pracovných miestach u nás.
Dotknuté osoby: Pripájajúci sa uchádzači.
Kategórie používaných osobných údajov: Kontaktné údaje; Údaje o komunikácii.
Prehliadanie profilov a žiadostí, ktoré nám boli zaslané. To zahŕňa aj komunikáciu s vami o vašej žiadosti a profile.
Dotknuté osoby: Pripájajúci sa uchádzači; Uchádzači podávajúci žiadosť.
Kategórie používaných osobných údajov: Na tento účel sa môžu používať všetky vyššie uvedené kategórie osobných údajov.
Zbierať a vyhodnocovať váš profesijný profil z vlastnej iniciatívy. To zahŕňa aj komunikáciu s vami týkajúcu sa vášho profilu.
Dotknuté osoby: Získaní uchádzači; Odporučení uchádzači.
Kategórie používaných osobných údajov: Na tento účel sa môžu používať všetky vyššie uvedené kategórie osobných údajov.
Priamo vás kontaktovať o konkrétnych, budúcich voľných pracovných miestach u nás.
Dotknuté osoby: Uchádzači.
Kategórie používaných osobných údajov: Na tento účel sa môžu používať všetky vyššie uvedené kategórie osobných údajov.
Zaznamenanie pohovoru(ov) s vami.
Dotknuté osoby: Uchádzači.
Kategórie použitých osobných údajov: Údaje o komunikácii.
Kontaktovanie sa s vami s cieľom požiadať vás o účasť na prieskumoch
Dotknuté osoby: Uchádzači.
Kategórie použitých osobných údajov: Na tento účel sa môžu použiť všetky vyššie uvedené kategórie osobných údajov.
Kontaktovať vás s cieľom požiadať vás o poskytnutie informácií o uchádzačovi a vyhodnotiť poskytnuté informácie.
Osoby, ktorých sa to týka: Referencie.
Kategórie používaných osobných údajov: Kontaktné údaje; Údaje o komunikácii.
5. Komu poskytujeme vaše osobné údaje?
Našim poskytovateľom služieb. Vaše osobné údaje poskytujeme našim dodávateľom, ktorí poskytujú služby a funkcie v procese budovania značky zamestnávateľa a náboru. Ide napríklad o poskytovateľov náborových služieb a dodávateľa našej stránky s kariérnym portálom a súvisiaceho systému sledovania uchádzačov.
Spoločnosti našej skupiny. Vaše osobné údaje zdieľame so spoločnosťami našej skupiny, keď nám poskytujú služby a funkcie v procese budovania značky zamestnávateľa a náboru, napríklad prístup k určitým systémom a softvéru.
Spoločnosti poskytujúce súbory cookie na stránke Kariéra. Ak s tým súhlasíte, súbory cookie nastavujú aj iné spoločnosti ako my, ktoré údaje získané týmito súbormi cookie použijú v súlade so svojimi vlastnými zásadami ochrany osobných údajov. Informácie o tom, ktorých súborov cookie sa to týka, nájdete v našich zásadách používania súborov cookie.
Úradom a iným verejným subjektom – keď nám to prikážu Vaše osobné údaje poskytneme úradom a iným verejným subjektom, keď máme zákonnú povinnosť tak urobiť.
Subjektom zapojeným do súdneho konania. Ak je to potrebné na ochranu alebo obhajobu našich práv, vaše osobné údaje poskytneme orgánom verejnej moci alebo iným subjektom zapojeným do potenciálneho alebo existujúceho súdneho konania. Môže to byť napríklad v prípade nárokov na diskrimináciu.
Spojenia a akvizície a pod. V súvislosti s potenciálnym spojením, predajom majetku spoločnosti, financovaním alebo nadobudnutím celého nášho podniku alebo jeho časti inou spoločnosťou môžeme poskytnúť vaše osobné údaje iným stranám zapojeným do tohto procesu.
6. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Aby sme mohli spracúvať vaše osobné údaje, musíme mať tzv. právny základ. Právny základ je dôvod na spracúvanie osobných údajov, ktorý je oprávnený podľa GDPR.
Keď spracúvame vaše osobné údaje na účely opísané v týchto zásadách ochrany osobných údajov, právny základ, o ktorý sa opierame, je zvyčajne ten, že spracúvanie je nevyhnutné pre náš oprávnený záujem, aby sme pre nás mohli zamestnať talenty s príslušnými kompetenciami. Dospeli sme k záveru, že máme oprávnený záujem na tom, aby sme mohli vykonávať spracúvanie osobných údajov na tento účel; že spracúvanie je nevyhnutné na dosiahnutie tohto účelu; a že náš záujem prevažuje nad vaším právom, aby sa vaše údaje na tento účel nespracúvali.
Podrobnejšie informácie o tom, ako bolo toto posúdenie vykonané, môžete získať od nás. Naše kontaktné údaje nájdete v časti 9 a 10 nižšie.
Môžu nastať špecifické okolnosti, keď sa spracúvanie vykonáva len vtedy a vtedy, ak ste so spracúvaním poskytli svoj súhlas. Ide napríklad o prípad, keď navrhujeme nahrávanie rozhovoru s vami. Viac informácií o vašom práve odvolať súhlas nájdete v časti 9 nižšie.
7. Kedy prenášame vaše osobné údaje mimo EÚ/EHP a ako ich potom chránime?
Vždy sa snažíme spracúvať vaše osobné údaje v rámci EÚ/EHP.
Niektorí naši poskytovatelia služieb však spracúvajú vaše osobné údaje mimo EÚ/EHP. Využívame aj dodávateľov, ktorých materská spoločnosť alebo materská spoločnosť ich subdodávateľa má sídlo mimo EÚ/EHP. V týchto prípadoch sme zohľadnili riziko, že osobné údaje môžu byť poskytnuté krajinám mimo EÚ/EHP, napríklad z dôvodu žiadosti orgánu.
V prípadoch, keď iný príjemca vašich osobných údajov (ako je uvedené v časti 5 vyššie) má sídlo mimo EÚ/EHP, bude to tiež znamenať, že vaše osobné údaje sa prenášajú mimo EÚ/EHP.
Keď my alebo niektorý z našich dodávateľov prenášame vaše osobné údaje mimo EÚ/EHP, zabezpečíme, aby sa na umožnenie prenosu použilo zabezpečenie uznané nariadením GDPR. Používame nasledujúce ochranné opatrenia:
Pri prenose vašich osobných údajov mimo EÚ/EHP zavádzame aj primerané technické a organizačné záruky, aby sme chránili osobné údaje v prípade ich zverejnenia. Presne to, ktoré ochranné opatrenia zavedieme, závisí od toho, čo je pre konkrétny prenos technicky možné a dostatočne účinné.
Ak chcete získať viac informácií o prípadoch, v ktorých sa vaše osobné údaje prenášajú mimo EÚ/EHP, môžete nás kontaktovať pomocou kontaktných údajov uvedených v časti 9 a 10 nižšie.
8. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Všetky fyzické osoby
Ak spracúvame vaše osobné údaje na účely ochrany a vymáhania našich práv, budeme vaše osobné údaje uchovávať až do úplného a konečného vyriešenia príslušného právneho problému.
Návštevníci
Vaše osobné údaje uchovávame z bezpečnostných dôvodov jeden (1) rok. Doba uchovávania súborov cookie je uvedená v našich Pravidlách používania súborov cookie. Vaše osobné údaje uchovávame na účely analýzy výkonnosti stránky Kariéra tak dlho, ako uchovávame vaše osobné údaje na iné účely.
Kandidáti
Ak ste (len) pripájajúci sa kandidát, uchovávame vaše osobné údaje dovtedy, kým s nami zostanete v spojení.
V prípade ostatných typov kandidátov uchovávame vaše osobné údaje na účely rozhodnutia, či ste vhodným kandidátom na príslušné voľné pracovné miesto (miesta) u nás.
Ak neuspejete v úvodnom výberovom konaní, uchovávame vaše osobné údaje tak dlho, ako je potrebné na zváženie a prípadné kontaktovanie vás v prípade relevantných budúcich pracovných ponúk.
Ak vás zamestnáme, uchováme vaše osobné údaje počas vášho zamestnania na iné účely, ako sú uvedené vyššie, o ktorých vás budeme informovať.
Referencie
Vaše osobné údaje uchovávame tak dlho, ako uchovávame osobné údaje uchádzača, pre ktorého ste pôsobili ako referencia.
9. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
V tejto časti nájdete informácie o právach, ktoré máte pri spracúvaní vašich osobných údajov. Ako je opísané nižšie, niektoré práva sa uplatňujú len vtedy, keď vaše osobné údaje spracúvame na základe konkrétneho právneho základu.
Ak chcete uplatniť niektoré z tu uvedených práv, odporúčame vám:
Navštíviť stránku Dáta a ochrana osobných údajov na našej kariérnej stránke, kde ponúkame funkcie, ktoré vám umožnia uplatniť vaše práva;
prihlásiť sa do svojho účtu u nás, kde môžete využiť nastavenia účtu na uplatnenie svojich práv; alebo
kontaktujte nás priamo na adrese julia.bunte@team.blue.
Právo na informácie
Máte právo byť informovaní o tom, ako spracúvame vaše osobné údaje. Máte tiež právo byť informovaní, ak plánujeme spracúvať vaše osobné údaje na iný účel, než na ktorý boli pôvodne zhromaždené.
Takéto informácie vám poskytujeme prostredníctvom týchto zásad ochrany osobných údajov, prostredníctvom aktualizácií na našej kariérnej stránke (pozri tiež časť 11 nižšie) a prostredníctvom odpovedí na akékoľvek otázky, ktoré nám môžete položiť.
Právo na prístup k vašim osobným údajom.
Máte právo vedieť, či o vás spracúvame osobné údaje, a získať kópiu údajov, ktoré o vás spracúvame. V súvislosti so získaním kópie vašich údajov dostanete aj informácie o tom, ako spracúvame vaše osobné údaje.
Právo na prístup k vašim osobným údajom a právo požiadať o prenos vašich osobných údajov k inému príjemcovi („prenosnosť údajov“).
Môžete požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú a ktoré spracúvame na účely plnenia zmluvy s vami alebo na základe vášho súhlasu, a to v štruktúrovanom, bežne používanom, strojovo čitateľnom formáte. To vám umožní použiť tieto údaje niekde inde, napríklad ich preniesť inému príjemcovi. Ak je to technicky možné, máte tiež právo požiadať, aby sme vaše údaje preniesli priamo inému príjemcovi.
Právo na vymazanie vašich osobných údajov („právo byť zabudnutý“).
V niektorých prípadoch máte právo, aby sme vymazali vaše osobné údaje. Je to napríklad v prípade, ak už nie je potrebné, aby sme údaje spracúvali na účel, na ktorý sme ich získali; ak odvoláte svoj súhlas; ak ste vzniesli námietku proti spracúvaniu a neexistujú žiadne legitímne, prevažujúce dôvody na spracúvanie. (Samostatné právo namietať nájdete nižšie.)
Právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov
Máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré je založené na našom oprávnenom záujme, a to odkazom na vaše osobné okolnosti.
Právo na obmedzenie spracúvania.
Ak sa domnievate, že osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, sú nepresné, že naše spracúvanie je nezákonné alebo že tieto informácie nepotrebujeme na konkrétny účel, máte právo požiadať nás o obmedzenie spracúvania takýchto osobných údajov. Ak namietate proti nášmu spracúvaniu, ako je uvedené práve vyššie, môžete nás tiež požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie týchto osobných údajov, kým posúdime vašu žiadosť.
Keď je naše spracúvanie vašich osobných údajov obmedzené, budeme (s výnimkou uchovávania) spracúvať údaje len s vaším súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu.
Právo na opravu.
Máte právo požadovať, aby sme opravili nepresné údaje a aby sme doplnili informácie o vás, ktoré považujete za neúplné.
Právo odvolať súhlas.
Keď spracúvame vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Ak tak urobíte, prestaneme spracúvať vaše údaje na účely, na ktoré ste svoj súhlas odvolali. Nemá to však vplyv na zákonnosť spracúvania, ktoré bolo založené na vašom súhlase pred jeho odvolaním.
Právo podať sťažnosť.
Ak máte sťažnosti na naše spracúvanie vašich osobných údajov, môžete podať sťažnosť na úrad na ochranu údajov v Slovakia. Ich kontaktné údaje nájdete tu.
Sťažnosť môžete podať aj na vnútroštátny orgán na ochranu údajov, ktorého zoznam nájdete tu, ak máte sídlo v EÚ. Ak máte sídlo v Spojenom kráľovstve, môžete podať sťažnosť na Úrad komisára pre informácie tu.
10. Kam sa obrátiť s komentármi alebo otázkami?
Ak sa chcete s nami spojiť, aby ste uplatnili svoje práva, alebo ak máte akékoľvek otázky, komentáre alebo obavy o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, môžete nás kontaktovať zaslaním e-mailu na catarina.pinto@team.blue.
Aktualizácie týchto zásad ochrany súkromia
Tieto zásady ochrany súkromia aktualizujeme podľa potreby – napríklad, keď začneme spracovávať vaše osobné údaje novým spôsobom, keď chceme informácie urobiť ešte jasnejšími pre vás, alebo ak je potrebné tak urobiť na základe platných zákonov o ochrane údajov.
Odporúčame vám pravidelne kontrolovať túto stránku pre akékoľvek zmeny. Vždy si môžete skontrolovať vrch tejto stránky, aby ste videli, kedy boli tieto zásady ochrany súkromia naposledy aktualizované.
--
team.blue Politika HR preverovania kandidátov
TÁTO POLITIKA HR PREVEROVANIA (ďalej len „Politika“) bola vypracovaná spoločnosťou team.blue NV v mene seba a spoločností svojej skupiny (ďalej spoločne alebo podľa potreby jednotlivo len „Spoločnosť“ alebo „team.blue“) s cieľom poskytnúť usmernenie príslušným zainteresovaným stranám pri spracúvaní osobných údajov kandidátov v súvislosti s aktivitami predzamestnaneckého preverovania a overovania (ďalej len „Aktivity preverovania“).
1 ROZSAH PÔSOBNOSTI
Táto Politika sa vzťahuje na Spoločnosť a jej riaditeľov, vedúcich pracovníkov a zamestnancov, ako aj na akúkoľvek inú osobu konajúcu pre Spoločnosť alebo v jej mene v rozsahu, v akom je zapojená do predzamestnaneckých aktivít.
Informácie o vnútroštátnych regulačných požiadavkách, ktoré môžu mať vplyv na Aktivity preverovania, nájdete v Prílohe 2 tejto Politiky.
2 ÚČEL
Účelom tejto Politiky je usmerniť Oprávnené osoby pri vykonávaní Aktivít preverovania zákonným, spravodlivým a transparentným spôsobom s náležitým ohľadom na súkromie, práva a slobody kandidátov.
Táto Politika opisuje konkrétne činnosti, právne základy a procesy vykonávania rôznych Aktivít preverovania potrebných na prijímanie rozhodnutí súvisiacich so zamestnaním a podporuje súlad s Európskou legislatívou a Národnou legislatívou.
3 ODKAZY, DEFINÍCIE A UPLATNITEĽNÁ LEGISLATÍVA
Dozorný orgán: znamená miestne príslušný orgán na ochranu osobných údajov.
Oprávnená osoba (osoby): označuje spolupracovníkov oprávnených spracúvať Osobné údaje pod priamou autoritou Spoločnosti v jej úlohe Prevádzkovateľa podľa článkov 4 ods. 10 a 29 GDPR. Podľa definície uvedenej Pracovnou skupinou podľa článku 29 v stanovisku 2/2017 sem patria: zamestnanci a bývalí zamestnanci, manažéri, audítori, spolupracovníci a osoby registrované na DPH, pracovníci na zavolanie, pracovníci na čiastočný úväzok, pracovníci so zdieľaným pracovným miestom, zamestnanci na dobu určitú, stážisti bez rozdielu pozície, funkcie a/alebo úrovne, ako aj konzultanti a dodávatelia a všeobecne všetky osoby, ktoré používajú alebo používali firemné alebo osobné nástroje na prácu v sieti Spoločnosti alebo majú vedomosť o relevantných firemných informáciách, ako napríklad, ale nielen: (a) Osobné údaje zákazníkov, zamestnancov, uchádzačov a dodávateľov vrátane e-mailových adries; (b) všetky informácie týkajúce sa dôverných informácií obchodnej, finančnej alebo strategickej povahy; ako aj (c) údaje a informácie týkajúce sa obchodných procesov vrátane vytvárania ochranných známok, patentov a práv priemyselného vlastníctva, ktorých ochrana je nezávislá od škodlivých následkov, ktoré by mohli vyplynúť z ich zverejnenia.
Prevádzkovateľ údajov alebo Prevádzkovateľ: znamená fyzickú alebo právnickú osobu, orgán verejnej moci, agentúru alebo organizáciu, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov; ak sú účely a prostriedky takéhoto spracúvania určené právom Európskej únie alebo členského štátu, prevádzkovateľ alebo osobitné kritériá použiteľné na jeho určenie môžu byť stanovené právom Únie alebo členského štátu.
Sprostredkovateľ údajov alebo Sprostredkovateľ: znamená fyzickú alebo právnickú osobu, orgán verejnej moci, agentúru alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.
Dotknutá osoba: znamená identifikovanú alebo identifikovateľnú fyzickú osobu. Za dotknuté osoby možno považovať napríklad partnerstvá, živnostníkov, odborníkov a zástupcov akciových spoločností.
DPO alebo Zodpovedná osoba pre ochranu údajov: fyzická osoba alebo právnická osoba zastúpená fyzickou osobou, ktorej vymenovanie Prevádzkovateľom alebo Sprostredkovateľom je povinné podľa čl. 37 ods. 1 GDPR a ktorá musí mať odborné znalosti Európskej a Národnej legislatívy, osvedčených bezpečnostných postupov a Aktivít spracúvania vykonávaných Prevádzkovateľom alebo Sprostredkovateľom, aby im pomáhala v otázkach súvisiacich so súladom s požiadavkami na ochranu súkromia.
Európska legislatíva: znamená platné právo Európskej únie.
GDPR: znamená Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (EÚ) č. 679/2016.
Spoloční prevádzkovatelia: za spoločných prevádzkovateľov sa považujú dvaja alebo viacerí prevádzkovatelia, ktorí spoločne určujú účely a prostriedky spracúvania.
Súdne údaje: Osobné údaje týkajúce sa odsúdení za trestné činy a priestupkov alebo súvisiace s bezpečnostnými opatreniami.
Národná legislatíva: v rámci Európskej únie/Európskeho hospodárskeho priestoru znamená príslušnú legislatívu členského štátu; mimo Európskej únie/Európskeho hospodárskeho priestoru znamená príslušnú vnútroštátnu legislatívu.
Osobné údaje: znamenajú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej Dotknutej osoby. Za identifikovateľnú sa považuje osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo pomocou identifikátora, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor alebo jeden či viac faktorov špecifických pre jej fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.
Zásady ochrany osobných údajov pre kandidátov: znamenajú informačné oznámenie pre kandidátov vypracované príslušnou spoločnosťou skupiny team.blue v súlade s článkami 13 a 14 GDPR.
Aktivity spracúvania: znamenajú široké spektrum operácií vykonávaných s Osobnými údajmi manuálnymi alebo automatizovanými prostriedkami. Zahŕňajú zhromažďovanie, zaznamenávanie, organizovanie, štruktúrovanie, uchovávanie, úpravu alebo zmenu, získavanie, prehliadanie, používanie, sprístupnenie prenosom, šírenie alebo iné sprístupnenie, zosúlaďovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo zničenie Osobných údajov.
Osobitné kategórie osobných údajov: znamenajú Osobné údaje odhaľujúce rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborovej organizácii, ako aj genetické údaje, biometrické údaje na jednoznačnú identifikáciu Dotknutej osoby a údaje týkajúce sa jej zdravotného stavu, sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie.
Táto Politika je vypracovaná v súlade s GDPR, pričom konkrétne požiadavky môžu byť stanovené Národnou legislatívou alebo Dozorným orgánom. Podrobné informácie o presných ustanoveniach, ktoré je potrebné zohľadniť podľa Národnej legislatívy, nájdete v Prílohe 2 tejto Politiky.
Pokiaľ nie je uvedené inak, všetky pojmy začínajúce veľkým písmenom majú význam uvedený v tejto časti „Odkazy, definície a uplatniteľná legislatíva“.
4 ÚLOHY V OBLASTI OCHRANY ÚDAJOV
Spoločnosť vystupuje ako Prevádzkovateľ údajov zodpovedný za určovanie účelov a prostriedkov spracúvania osobných údajov kandidátov.
Ak Spoločnosť zadá Aktivity preverovania (pozri časť „Aktivity preverovania“) externému poskytovateľovi služieb (Oprávnený zástupca, bližšie informácie nájdete v Prílohe 1 tejto Politiky), Oprávnený zástupca zvyčajne vystupuje ako Sprostredkovateľ údajov a spracúva údaje výlučne podľa pokynov Spoločnosti v súlade so Zmluvou o spracúvaní osobných údajov (DPA), podľa článku 28 GDPR a príslušných právnych predpisov.
5 AKTIVITY PREVEROVANIA
Oddelenie ľudských zdrojov (HR), ktoré je zodpovedné za náborové aktivity, bolo skupinou team.blue poverené riadením Aktivít preverovania. Všetky odkazy na „Funkciu preverovania“ v tomto dokumente sa vzťahujú na Oprávnené osoby a/alebo tretie strany vrátane všetkých Oprávnených zástupcov, ktorých Spoločnosť poverila alebo zmluvne angažovala na vykonávanie požadovaných Aktivít preverovania v jej mene.
Funkcia preverovania môže kedykoľvek požiadať o podporu vedenie HR oddelenia, oddelenie ochrany osobných údajov (alebo Zodpovednú osobu pre ochranu údajov) v prípade pochybností týkajúcich sa spracúvania Osobných údajov.
5.1. URČENIE AKTIVÍT PREVEROVANIA
Funkcia preverovania môže vykonať ktorúkoľvek alebo všetky definované činnosti vo vzťahu ku kandidátom podľa toho, čo sa považuje za vhodné. Funkcia preverovania je povinná posudzovať a určovať potrebné činnosti individuálne v každom prípade a musí zabezpečiť, aby boli primerané, špecifické pre danú pozíciu a v súlade s Európskou a/alebo Národnou legislatívou.
1. Overenie totožnosti prostredníctvom dokladu totožnosti:
Spoločnosť team.blue môže byť povinná overiť totožnosť kandidáta v súlade s príslušnými vnútroštátnymi právnymi predpismi. Na tento účel môžu byť osobné údaje poskytnuté kandidátom overené voči platnému dokladu totožnosti, ktorý bude kandidát požiadaný predložiť Oprávnenému zástupcovi.
Právny základ:
Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo vykonanie opatrení na žiadosť dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy.
2. Vzdelanie:
Spoločnosť team.blue môže potrebovať overiť vzdelanie kandidáta s cieľom potvrdiť kvalifikáciu relevantnú pre pracovnú pozíciu a zabezpečiť súlad s požiadavkami na odbornú spôsobilosť pre konkrétnu pracovnú pozíciu. Na tento účel môžu byť údaje o vzdelaní poskytnuté kandidátom overené u príslušných vzdelávacích inštitúcií v každej relevantnej jurisdikcii.
Právny základ:
Toto spracúvanie sa vykonáva na základe oprávnených záujmov Spoločnosti (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR), konkrétne záujmu zabezpečiť, aby kandidáti spĺňali požadovanú kvalifikáciu pre danú pozíciu a zachovať integritu náborového procesu.
3. Pracovné skúsenosti:
Spoločnosť team.blue môže potrebovať overiť predchádzajúce pracovné skúsenosti kandidáta s cieľom potvrdiť správnosť poskytnutej pracovnej histórie a posúdiť vhodnosť kandidáta na danú pozíciu. Na tento účel môžu byť údaje o zamestnaní kandidáta overené prostredníctvom referencií uvedených kandidátom.
Právny základ:
Toto spracúvanie sa vykonáva na základe oprávnených záujmov Spoločnosti (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR), konkrétne záujmu zabezpečiť presnosť pracovnej histórie kandidáta, posúdiť jeho vhodnosť pre danú pozíciu a Spoločnosť a zachovať integritu procesu náboru a výberu zamestnancov.
4. Overenie pracovného povolenia (právo pracovať):
Spoločnosť team.blue môže byť povinná potvrdiť, že kandidát má zákonné právo pracovať v krajine, v ktorej sa daná pracovná pozícia nachádza, v súlade s platnými imigračnými a pracovnoprávnymi predpismi. Na tento účel môžu byť osobné údaje poskytnuté kandidátom overené voči príslušným úradným dokumentom.
Právny základ:
Toto spracúvanie sa vykonáva s cieľom splniť zákonné povinnosti Spoločnosti podľa platných pracovnoprávnych a imigračných predpisov na potvrdenie, že kandidát má platné právo pracovať. Právnym základom tejto činnosti je preto článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR (splnenie zákonnej povinnosti). V prípade potreby bude uchovávaná dokumentácia o konkrétnych požiadavkách danej jurisdikcie na preukázanie súladu.
5. Preverenie trestnej minulosti:
Spoločnosť team.blue môže potrebovať preveriť trestnú minulosť kandidáta, ak to umožňujú príslušné právne predpisy a je to nevyhnutné vzhľadom na pracovnú pozíciu, o ktorú sa kandidát uchádza. Na tento účel môžu byť relevantné osobné údaje preverované prostredníctvom príslušných orgánov v relevantných jurisdikciách s cieľom posúdiť vhodnosť kandidáta a zachovať bezpečné pracovné prostredie.
Právny základ:
Toto spracúvanie sa vykonáva na základe oprávnených záujmov Spoločnosti (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR), konkrétne záujmu chrániť svoje systémy, údaje a zákazníkov overovaním bezúhonnosti a dôveryhodnosti kandidátov na bezpečnostne citlivé pracovné pozície. Ak je tento právny základ potvrdený, bude vypracované Posúdenie oprávneného záujmu (LIA) v súlade s GDPR a príslušnými vnútroštátnymi právnymi predpismi upravujúcimi kontroly registra trestov.
Ak je to relevantné, bolo vykonané a zdokumentované Posúdenie oprávneného záujmu (LIA) podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR a/alebo Posúdenie vplyvu na ochranu údajov (DPIA) podľa článku 35 GDPR, ktorého cieľom bolo identifikovať riziká a vyvážiť práva a slobody dotknutých osôb s oprávnenými záujmami Spoločnosti, pričom výsledok bol pre Spoločnosť priaznivý.
5.2. POSTUP PRI AKTIVITÁCH PREVEROVANIA
Po tom, ako Funkcia preverovania určí vhodné činnosti pre kandidáta, vykoná Aktivity preverovania sama alebo poverí ich vykonaním Oprávneného zástupcu spolu s poskytnutím potrebných osobných údajov kandidáta a primeraných pokynov. Funkcia preverovania je zodpovedná za zabezpečenie súladu pokynov poskytnutých Oprávnenému zástupcovi s touto Politikou, Európskou legislatívou a/alebo Národnou legislatívou.
Funkcia preverovania alebo príslušne Oprávnený zástupca bude kontaktovať kandidáta s cieľom začať proces preverovania a overovania po prijatí pokynov od Funkcie preverovania. Na uľahčenie tohto procesu môže Spoločnosť zdieľať s Oprávneným zástupcom určité bežné osobné údaje zhromaždené počas náborového procesu.
Funkcia preverovania alebo príslušne Oprávnený zástupca zhromaždí od kandidáta priamo potrebnú dokumentáciu a ďalšie osobné údaje potrebné na vykonanie požadovaných činností. Oprávnený zástupca môže tiež požadovať, aby kandidát podpísal Vyhlásenie o preverovaní, aby bolo možné pokračovať v kontrolách.
Po ukončení procesu preverovania Oprávnený zástupca nahrá príslušnú dokumentáciu („Výsledok preverovania“) na určenú platformu. Na základe Výsledku preverovania môže Funkcia preverovania informovať príslušné zainteresované strany v rámci HR oddelenia zapojené do náborového procesu o ďalších krokoch podľa stanoveného postupu.
5.3. INTERNÉ ZDIEĽANIE VÝSLEDKOV PREVEROVANIA KANDIDÁTOV
Funkcia preverovania môže v nevyhnutnom rozsahu zdieľať Výsledok preverovania ktoréhokoľvek kandidáta s inými oddeleniami alebo spoločnosťami skupiny team.blue.
5.4. PRENOSY ÚDAJOV VYKONÁVANÉ OPRÁVNENÝM ZÁSTUPCOM
Oprávnený zástupca môže byť oprávnený prenášať osobné údaje kandidáta tretím stranám so sídlom v krajinách mimo EHP/EÚ na účely vykonania požadovaných Aktivít preverovania, najmä ak je to potrebné na uzatvorenie pracovnej zmluvy medzi kandidátom a Spoločnosťou podľa článku 49 ods. 1 písm. b) GDPR.
Podrobné informácie o presných ustanoveniach, ktoré je potrebné zohľadniť podľa Národnej legislatívy, nájdete v Prílohe 2 tejto Politiky.
5.5. ŽIADOSTI KANDIDÁTOV PODSTUPUJÚCICH AKTIVITY PREVEROVANIA
Kandidáti, ktorí podstupujú Aktivity preverovania na základe pokynov Spoločnosti, môžu uplatniť ktorékoľvek zo svojich práv podľa Európskej legislatívy a/alebo Národnej legislatívy vrátane práv podľa GDPR, ako je právo na prístup, vymazanie a opravu údajov.
Ak kandidát uplatní svoje právo na vymazanie podľa GDPR a poskytol svoje údaje (vrátane dokumentácie) priamo Spoločnosti alebo prostredníctvom Oprávneného zástupcu, Spoločnosť vymaže príslušné záznamy zo svojich firemných aplikácií v rozsahu povolenom článkom 17 GDPR. Ďalšie informácie nájdete v Postupe Spoločnosti pre správu žiadostí dotknutých osôb.
5.6. UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Spoločnosť bude uchovávať osobné údaje len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelov uvedených v časti „Aktivity preverovania“ a na splnenie zákonných povinností. Príslušné lehoty uchovávania budú stanovené v Zásadách ochrany osobných údajov pre kandidátov danej Spoločnosti.
Ak bude kandidát následne prijatý do zamestnania, teda ak Výsledok preverovania bude pozitívny, spracúvanie jeho Osobných údajov sa bude riadiť príslušným informačným oznámením pre zamestnancov alebo inými oznámeniami poskytnutými Spoločnosťou podľa pracovnej pozície zamestnanca.
5.7. BEZPEČNOSŤ ÚDAJOV
Spoločnosť zaviedla, prípadne aj prostredníctvom Oprávnených zástupcov, primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti a integrity osobných údajov.
6 OZNÁMENIA O NEDODRŽIAVANÍ A DISCIPLINÁRNE OPATRENIA
Od všetkých právnických a fyzických osôb uvedených v tejto Politike sa očakáva úplný súlad s touto Politikou a s ostatnou dokumentáciou týkajúcou sa ochrany osobných údajov, ktorá bude priebežne oznamovaná.
Právne oddelenie v spolupráci s oddelením ochrany osobných údajov (a so Skupinovou zodpovednou osobou pre ochranu údajov) posudzuje všetky výnimky z dodržiavania konkrétnych ustanovení tohto dokumentu a ďalšej dokumentácie týkajúcej sa ochrany osobných údajov, ktorá bude priebežne vydávaná. O výnimkách možno uvažovať, ak osobitné okolnosti neumožňujú praktickú realizáciu určitej požiadavky, ak Národná legislatíva podporuje požadovanú výnimku a/alebo ak existujú kompenzačné kontrolné mechanizmy na zmiernenie rizika nesúladu.
7 REVÍZIA A AKTUALIZÁCIE
Údržbu a pravidelnú revíziu tejto Politiky bude vykonávať skupina team.blue, najmä oddelenie ochrany osobných údajov a HR oddelenie, s podporou Skupinovej zodpovednej osoby pre ochranu údajov (DPO), podľa potreby.
8 PRÍLOHA 1: ZOZNAM OPRÁVNENÝCH ZÁSTUPCOV
Spoločnosť team.blue poverila nasledujúcich externých poskytovateľov služieb ako Oprávnených zástupcov na vykonávanie Aktivít preverovania vo svojom mene.
Oprávnení zástupcovia podliehajú tejto Politike preverovania okrem príslušných zmlúv o poskytovaní služieb uzatvorených so Spoločnosťou.
NÁZOV OPRÁVNENÉHO ZÁSTUPCU
Validata Group BV, podnikajúca pod obchodným názvom DISA Global Solutions („Validata“)
RELEVANTNÉ INFORMÁCIE
DISA Global Solutions
Apollolaan 151, 1077 AR Amsterdam.
Oznámenie o ochrane osobných údajov spoločnosti Validata je dostupné na adrese:
https://disa.com/emea/privacy-website/
9 PRÍLOHA 2-A: NÁRODNÉ POŽIADAVKY A ODPORÚČANIA
Kontroly registra trestov sa môžu vykonávať len v jurisdikciách, kde je takéto spracúvanie výslovne povolené platnými vnútroštátnymi právnymi predpismi a kde Spoločnosť stanovila zákonný právny základ v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. f) GDPR a článkom 10 GDPR.
V súčasnosti sa kontroly registra trestov môžu vykonávať pre relevantné pracovné pozície v týchto jurisdikciách:
• Dánsko
• Holandsko
• Spojené kráľovstvo
• Írsko
• Nemecko
• Turecko
Spoločnosť získala jednoznačné právne odporúčania, aby v súčasnosti nevykonávala kontroly registra trestov v nasledujúcich jurisdikciách:
• Španielsko
• Portugalsko
• Francúzsko
Tieto odporúčania sú záväzné na prevádzkové účely a musia byť dodržiavané, kým nebude táto politika formálne aktualizovaná tak, aby takéto kontroly povoľovala na základe overeného právneho oprávnenia.
